Dataskydd

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

1. Personuppgiftsansvarig

Stiftelsen Arcada sr
Jan-Magnus Janssons plats 1
00560 Helsingfors
FO-nummer: 0200099-5

2. Den personuppgiftsansvariges representant

Verkställande direktör Klas Nyström
Tel. 0294 282 699
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Stipendiesakkunnig Michael von Boguslawski
Tel. 0294 282 859
E-postadress i formen fornamn.efternamn@arcada.fi

4. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud, jurist Anna Härmä
Tel. 0294 282 888
E-post dataskydd@arcada.fi

5. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas för handläggning av finansieringsansökningar och ansökningar om premieringsstipendier till de av Stiftelsen Arcada förvaltade fonderna samt för rapportering, utvärdering och uppföljning av fondens beviljade finansiering.

6. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på Stiftelsen Arcadas berättigade intresse som mottagare av de sökandes ansökningar om finansiering och av förslag på mottagare av premieringsstipendier.

7. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

Följande kategorier av personuppgifter kan behandlas om de personer som söker finansiering:

• Namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och bankuppgifter
• Information om projekt eller annat ändamål för vilket finansiering söks, ansökt belopp, information om övriga finansieringskällor, samarbetspartners och bilagor till ansökan
• Bilagor som sökande uppgett i samband med ansökan, inklusive information om sig själv såsom matrikel- och meritförteckningar, betyg, arbetsintyg, andra dokument som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
• Eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke
• Övriga uppgifter som behövs för ansökan.
• Information om beviljade och icke-beviljade understöd
• Rapporter över det beviljade beloppets användning och bilagor till rapporten

Om den sökande beviljas ett bidrag kan också följande uppgifter om den sökande sparas i det elektroniska registret:

• Kontonummer
• Information gällande rekvisition och betalningstransaktioner
• Information om när beslut fattats
• Information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
• Information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
• Information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
• Bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Följande kategorier av personuppgifter kan behandlas om de personer som föreslås få premieringsstipendier:

• Namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och bankuppgifter, utbildningsprogram, beviljat belopp och motivering till premieringsstipendier.
• Information om beviljade och icke-beviljade premieringsstipendier.

För att möjliggöra utvärdering av fondernas verksamhet och de finansierade projektens genomslagskraft och resultat samt för att möjliggöra kultur- och vetenskapshistorisk uppföljning lagras uppgifterna permanent.

8. IT-system som används vid behandlingen av uppgifter

Stiftelsen Arcada använder ansöknings- och bidragshanteringssystem Rimbert som levereras av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden (2379356-8) samt systemet eLomake som levereras av Eduix Oy (1059087-6).

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden använder som underleverantörer för systemet:

• Amazon Web Services för utskick av e-post till i ansöknings- och bidragshanteringssystemet registrerade användare
• NETS för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
• Telia Cygate Oys servrar för lagring av all information i systemet.

9. Uppgiftskällor

Uppgifterna fås från sökanden i samband med att hen ansöker om finansiering, ger uppgifter för utbetalning av beviljade medel och rapporterar över användningen av beviljade medel.

Uppgifter om föreslagna mottagare av premieringsstipendier fås av Yrkeshögskolan Arcadas personal.

10. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter överförs inom Stiftelsen Arcada och dess koncern för utbetalning av beviljade medel.

Mottagare, summa och användningsändamål för beviljade medel kan publiceras på Stiftelsen Arcadas hemsidor.

Uppgifter kan utlämnas till myndigheter med stöd av lag, förordning eller myndighetsbeslut.

11. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES och grunderna till överföringen

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan sökandens samtycke.

12. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Systemen har olika användarnivåer, och rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång och passerkontroll.

13. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.

Information om den registrerades rättigheter finns här Extern länk.