Stiftelsen Arcadas närståendekretsanvisning

Godkänd av Stiftelsen Arcada sr:s styrelse 28.9.2017, uppdaterad 11.12.2017.

Tillämpningsområde och syfte

Styrelsen för Stiftelsen Arcada sr (härefter ”Stiftelsen”) har godkänt denna närståendekretsanvisning, vars syfte är att hjälpa Stiftelsen att genomföra regleringen av närståendekretsåtgärderna. Anvisningen fastställer praxisen för identifierande, godkännande, rapportering och övervakning av samt beslutsfattande som hänför sig till närståendekretsåtgärder.

Anvisningen grunder sig på stiftelselagen (487/2015), anvisningen om upprättande av bokslut samt anvisningen God förvaltning i stiftelser upprättad av Delegationen för stiftelser och fonder. Närståendekretsanvisningen följs i alla sammanslutningar som hör till Stiftelsens koncern.

Anvisningen binder ledamöterna i Stiftelsens förvaltningsråd och styrelse, revisor, Stiftelsens verkställande direktör och övriga personer som ingår i Stiftelsens ledning.

Definition av närståendekrets

Till den begränsade närståendekretsen hör enligt stiftelselagen:

  1. stiftaren och personer, sammanslutningar och stiftelser som utövar bestämmande inflytande i Stiftelsen samt deras eller stiftelsens dottersammanslutningar och dotterstiftelser,
  2. styrelseledamöterna och förvaltningsrådsledamöterna, verkställande direktören samt revisorerna i stiftelsen och i sammanslutningar och stiftelser som avses i punkt 1,
  3. stiftelsens ombud och andra personer som deltar i ledandet av stiftelsen,
  4. familjemedlemmar till personer som avses i 1-3 punkten,
  5. sammanslutningar och stiftelser där en eller flera personer som avses i 1- 4 punkten har bestämmande inflytande.

Med familjemedlemmar avses make och sambo, egna barn och makens eller sambons barn och dessa barns make eller sambo och efterkommande samt egna och makens eller sambons föräldrar, far- och morföräldrar och deras föräldrar.

I övrigt hör till närståendekretsen:

  1. andra nära släktingar till personer som avses i 1-3 punkten samt sammanslutningar och stiftelser där en eller flera sådana personer som avses i denna punkt har bestämmande inflytande.

Med andra nära släktingar avses i 1-3 punkten avsedd persons syskon och halvsyskon och deras make eller sambo samt en här avsedd persons barn, barns efterkommande, föräldrar och far- och morföräldrar.

Närståendekretsåtgärder

Med närståendekretsåtgärder avses alla rättshandlingar där den ena parten är stiftelsen och den andra parten hör till Stiftelsens  närståendekrets. Dessa kan vara till exempel köp av tjänst från närståendekretsen eller löner som ges närståendekretsen, lån, stipendier eller övriga bidrag eller olika avtal. Rättshandlingarna kan ske mot eller utan vederlag.

Rättshandlingar mellan Stiftelsen och dess närståendekrets är tillåtna under förutsättning att de kan motiveras genom Stiftelsens ändamål och verksamhetsformer, är gjorda på godtagbara grunder och med beaktande av Stiftelsens rådande anvisningar.

Till Stiftelsens sedvanliga närståendekretsåtgärder hör:

– Lön och arvoden till styrelseledamöter, verkställande direktör och personer som deltar i ledandet av Stiftelsen
– Revisionstjänster samt arvoden till revisionssamfund
– Koncerninterna tjänster och understöd
– Beviljade av understöd och stipendier ur de av Stiftelsen Arcada förvaltade fonderna till närståendekretsen

Beslutsfattande samt beaktande av jävsregler

Stipendier och understöd ur de av Stiftelsen Arcada förvaltade fonderna beviljas i enlighet med regelverket Förvaltning av Stiftelsen Arcadas fonder. Närståendekretsen kan beviljas stipendier och understöd enligt samma villkor som övriga sökande.

Beslut om arvoden till ledamöterna i Stiftelsens förvaltningsråd och styrelse samt till Stiftelsens revisorer fattas av Stiftelsens förvaltningsråd. Beslut om löner och arvoden till Stiftelsens verkställande direktör och övriga ledning fattas av Stiftelsens styrelse.

Beslut om ingående av avtal som avviker från Stiftelsens sedvanliga verksamhet behandlas av Stiftelsens styrelse. Avtal och kommersiella transaktioner som görs med närståendekretsen görs på marknadsbaserade villkor.

Vid köp av tjänster och varor och ingående av kommersiella och andra avtal bör Stiftelsens förvaltningsorgans beslutsdokument samt föredragningar som görs till dessa organ innehålla en bekräftelse om att närståendekretsbestämmelserna har beaktats. Om det är fråga om en närståendekretsåtgärd, bör dokumentet innehålla för rapporteringen nödvändig information.

Vid exceptionella och betydande åtgärder bör Stiftelsen styrelse utifrån sin lojalitets- och omsorgsskyldighet skilt utreda om avtalsparten hör till närståendekretsen.

Ledamöterna i Stiftelsens förvaltningsråd och styrelse, Stiftelsens verkställande direktör, personer som ingår i Stiftelsens ledning samt medlemmarna i utdelningsutskotten för de av Stiftelsen Arcada förvaltade fonderna bör göra sig förtrogna med stiftelselagens jävsregler och anmäla jäv i situationer där de är jäviga och därmed inte kan använda sin beslutsrätt.

Utredning och rapportering av närståendekretsåtgärder

Stiftelsen upprätthåller ett skriftligt register över Stiftelsens förvaltningsrådsledamöter, Stiftelsens dottersammanslutningar, Stiftelsens och dess dottersammanslutningars styrelseledamöter, verkställande direktörer, revisorer och personer som ingår i Stiftelsens ledning.

Dessa personer är skyldiga att identifiera personer, sammanslutningar och stiftelser som hör till deras lagstadgade närståendekrets enligt punkt 2 och bör självmant rapportera rättshandlingar mellan Stiftelsen och tidigare nämnda personer, sammanslutningar och stiftelser till Stiftelsens styrelses sekreterare. Vid behandlingen av uppgifter antecknade i företeckningen beaktas rådande dataskyddslagstiftning.

Stiftelsens beslutsfattare tillställs därutöver årligen före utgången av januarimånad en enkät till vilken bifogas en lista över samtliga mottagare av stipendier och understöd ur de av Stiftelsen Arcada förvaltade fonderna. Beslutsfattarna är skyldiga att rapportera närståendekretsåtgärder som skett under året till Stiftelsen.

I Stiftelsens verksamhetsberättelse rapporteras i enlighet med stiftelselagen och anvisningen God förvaltning i stiftelser de rättshandlingar med  eller  utan vederlag som genomförts med den begränsade närståendekretsen och som kommit till Stiftelsen kännedom. Gällande närståendekretsåtgärderna anges i verksamhetsberättelsen bl.a. närståendekretsrelationens karaktär, beskrivning av åtgärden eller den ekonomiska fördelen samt åtgärdens eller den ekonomiska fördelens penningvärde.

I verksamhetsberättelsen anges skilt penninglån, ansvar och ansvarsförbindelser till medlemmar i den begränsade närståendekretsen, de huvudsakliga villkoren för dessa och hur de anknyter till fullgörandet av Stiftelsens ändamål, verksamhetsformer och medelsförvaltning.

Stiftelsens närståendekretsförvaltning

Denna närståendekretsanvisning finns tillgänglig på Stiftelsens webbsidor. Stiftelsens förvaltningsrådsledamöter, Stiftelsens och dess dottersammanslutningars styrelseledamöter, verkställande direktörer, revisorer och personer som ingår i Stiftelsens ledning bör årligen bekanta sig med närståendekretsanvisningen samt meddela sina bindningar öppet och utan dröjsmål till Stiftelsens styrelses sekreterare.

Stiftelsens styrelse behandlar årligen före färdigställandet av verksamhetsberättelsen förteckningen över de närståendekretsåtgärder som kommit till Stiftelsens kännedom under ifrågavarande år.

Stiftelsens närståendekretsförvaltning handhas av Stiftelsens styrelses sekreterare VH, JK Susanne Homén-Lindberg.

Figur över begränsad närståendekrets

Stiftelsen Arcada sr:s koncernstruktur